Styresekretærens sjekkliste
Styresekretæren holder flyten sammen fra agenda og styrepakke til protokoll, signering og arkiv.
Styresekretæren er ofte den som gjør styrearbeidet praktisk mulig. Rollen handler om mer enn å skrive referat. Den handler om møteflyt, dokumentkontroll, protokoll, signering og oppfølging.
Denne sjekklisten kan brukes før, under og etter styremøtet.
Før møtet
- avklar saker med styreleder og daglig leder
- marker hver sak som orientering, diskusjon eller vedtak
- legg dokumenter på riktig sak
- send innkalling med tid, sted, videolenke og frist for svar
- kontroller at styret har tilgang til styrepakken
- sjekk om styret forventes å være vedtaksdyktig
Les god agenda for styremøte hvis agendaen trenger bedre struktur.
Under møtet
| Oppgave | Hva bør fanges |
|---|---|
| deltakelse | hvem møtte, hvem var fraværende og hvem deltok digitalt |
| habilitet | hvem fratrådte i hvilke saker |
| vedtak | presis beslutning, stemmer og eventuell dissens |
| oppfølging | ansvarlig person og frist |
| dokumentasjon | hvilke dokumenter saken bygget på |
Dette er kjernen i en strukturert protokollmal .
Etter møtet
Etter møtet bør styresekretæren:
- kvalitetssikre protokollen
- sende protokoll til signering
- arkivere signert PDF
- kontrollere at oppgaver og frister er registrert
- lukke eller videreføre saker i årshjulet
- sikre at økonomiske vedtak kan følges opp
For signering, se BankID-signering av protokoll .
Når Hene hjelper
Hene bør gjøre styresekretærens arbeid mer sammenhengende. Agenda, styrepakke, protokoll, signering, arkiv og ReAI-kontekst bør henge sammen slik at samme informasjon ikke må flyttes manuelt mellom systemer.
Kvalitetssikring før utsending
Før innkalling sendes, bør styresekretæren kontrollere at sakene har riktige dokumenter, at beslutningssaker har forslag til vedtak, og at økonomiske saker har nok bakgrunn. Dette er ofte den beste måten å redusere etterarbeid på.
Hvis en sak ikke er moden, bør den enten merkes som diskusjon eller flyttes. Det er bedre enn å presse frem et uklart vedtak som må rettes i neste møte.
Etterarbeid samme dag
Protokoll og oppgaver bør helst ryddes mens møtet fortsatt er ferskt. Da husker styresekretæren nyanser, uenighet og avklaringer bedre. Rask etterbehandling gir også raskere signering og mer presis oppfølging.
Når denne rutinen gjentas, blir styresekretærrollen mindre stressende. Systemet bærer mer av strukturen, og sekretæren kan bruke mer tid på kvalitet.