Tilgang når styremedlem slutter
Når et styremedlem slutter, bør tilgangen fjernes uten at historikken forsvinner.
Når et styremedlem slutter, må styret håndtere to ting samtidig: personen skal miste tilgang, men styrets historikk skal bevares.
Dette er vanskelig hvis styrearbeidet ligger i private e-poster og mapper. Det er enklere når dokumenter, protokoller og vedtak ligger i en styreportal.
Hva bør gjøres?
| Oppgave | Hvorfor |
|---|---|
| fjern tilgang | tidligere roller skal ikke ha løpende innsyn |
| behold historikk | gamle protokoller og vedtak må fortsatt finnes |
| overfør ansvar | åpne saker må få ny eier |
| oppdater roller | nye styremedlemmer må få riktig tilgang |
| kontroller eksterne delinger | lenker og vedlegg kan leve videre |
Les onboarding og overlevering i styret for overleveringssiden.
Ikke slett historikken
En vanlig feil er å rydde tilgang ved å flytte eller slette dokumenter. Styret bør heller skille mellom personens tilgang og styrets arkiv.
Gamle protokoller, saksdokumenter og beslutningsspor tilhører styrets historikk, ikke enkeltpersonen.
Når styremedlemmet hadde ansvar
Hvis avtroppende styremedlem eide åpne oppgaver, bør styret overføre dem tydelig.
- hvilke saker er åpne?
- hvilke frister gjelder?
- hvilke dokumenter trengs?
- hvem overtar?
- må protokollen oppdateres?
Se ansvarlig og frist på vedtak .
Hene og rollebytter
I Hene bør tilgang følge roller, slik at styret kan fjerne en person uten å miste dokumenthistorikk. Når Hene brukes med ReAI, blir dette også viktig for økonomisk informasjon, bilag, rapportering og godkjenninger.
God tilgangsstyring gjør styrebytter roligere og mer profesjonelle.
Sjekk også private kopier
Selv om styreportalen fjerner tilgang, kan gamle e-poster og nedlastede dokumenter fortsatt eksistere. Derfor bør styret redusere bruken av vedlegg allerede før noen slutter. Jo mer som behandles i portalen, jo mindre privat restmateriale oppstår.
Ved fratreden kan styret også minne om taushetsplikt og forventning om sletting av lokale kopier der det er relevant.
Gjør rollebytte til rutine
Tilgangsendringer bør være en del av årsmøte- eller generalforsamlingsrutinen. Når nytt styre registreres, bør roller, åpne saker, signeringsrett og økonomitilganger gjennomgås samlet.
Det gjør rollebytte mindre dramatisk og mer kontrollerbart. Styret slipper å rydde i hast etter at feil tilgang allerede er gitt eller beholdt for lenge.
Når dette skjer som fast rutine, blir tilgangsstyring en del av god styring og ikke en teknisk ettertanke.