Styredokumenter som ikke skal i e-post
Noen styredokumenter er for sensitive, viktige eller kontekstavhengige til å leve i e-posttråder.
E-post er praktisk, men den er sjelden et godt arkiv for styredokumenter. Dokumenter blir videresendt, liggende i private innbokser, blandet med gamle versjoner og løsrevet fra møtet de tilhørte.
Noen styredokumenter bør ikke sendes på e-post hvis styret har et bedre alternativ.
Dokumenter som bør håndteres mer kontrollert
- styreprotokoller før og etter signering
- økonomirapporter og likviditetsoversikter
- lønns- og personalsaker
- leverandørtilbud og kontrakter
- bank- og finansieringsdokumenter
- forsikringssaker
- konfliktsaker
- fullmakter og sensitive vedtak
Disse dokumentene bør ligge i en styreportal med riktig tilgang, kontekst og arkiv.
Problemet med e-post
| E-postproblem | Konsekvens |
|---|---|
| videresending | vanskelig å kontrollere tilgang |
| gamle vedlegg | risiko for feil versjon |
| private innbokser | historikk forsvinner ved rollebytte |
| manglende kontekst | uklart hvilken sak dokumentet hørte til |
| manuell signering | flere versjoner av protokoll |
Les sikker dokumentdeling for styrer for tryggere praksis.
Hva bør styret gjøre i stedet?
Styret bør dele dokumenter fra møtet de tilhører. Det gjør agendaen mer nyttig, styrepakken mer ryddig og protokollen mer etterprøvbar.
Hvis dokumentet senere blir grunnlag for et vedtak, bør det være enkelt å finne sammenhengen.
Hene og ReAI
Når Hene brukes med ReAI, blir det ekstra viktig å unngå løse økonomidokumenter. Budsjett, bilag, godkjenninger, rapportering og protokoll bør kunne sees i sammenheng.
Les bilag og godkjenninger etter styrevedtak .
Lag en enkel dokumentpolicy
Styret bør avtale en kort dokumentpolicy: hvilke dokumenter kan sendes på e-post, hvilke skal ligge i styreportalen, og hvem kan dele hva med eksterne. Det trenger ikke være komplisert, men det må være tydelig nok til å brukes.
En god tommelfingerregel er at dokumenter som inneholder personopplysninger, økonomisk beslutningsgrunnlag, kontrakter eller usignerte protokoller bør håndteres i portalen.
E-post kan fortsatt ha en rolle
E-post kan brukes til å varsle om at noe ligger klart, men bør ikke være stedet der styret behandler dokumentet. Varsel og arbeidsflate er to forskjellige ting.
Når styret skiller mellom varsel og behandling, blir både sikkerhet og historikk bedre. Dokumentet ligger der beslutningen faktisk tas.
Det gjør også senere søk enklere. Styret finner saken, dokumentet, vedtaket og signeringen samlet, i stedet for å lete gjennom flere innbokser.