Signert PDF og arkiv
Signerte protokoller bør arkiveres på en måte som gjør dem lette å finne, forstå og dokumentere senere.
En signert protokoll har størst verdi når den er lett å finne igjen. Derfor bør signert PDF og arkiv være en del av samme arbeidsflyt.
Hvis signert protokoll lagres i én persons nedlastingsmappe eller sendes i en e-posttråd, er styret fortsatt sårbart.
Hva arkivet bør gjøre
Et godt styrearkiv bør:
- lagre signert protokoll på riktig møte
- bevare dokumentene som hørte til saken
- vise hvem som signerte og når
- gjøre protokoller søkbare
- skille mellom utkast og signert versjon
- støtte overlevering til nytt styre
Dette henger tett sammen med BankID-signering av protokoll .
Arkiv er mer enn lagring
Et vanlig filarkiv sier hvor dokumentet ligger. Et styrearkiv bør også forklare hvorfor dokumentet finnes.
| Dokument | Kontekst som bør følge med |
|---|---|
| protokoll | møte, deltakere, saker og signering |
| budsjett | behandlingssak og vedtak |
| avtale | fullmakt og leverandørbeslutning |
| rapport | periode og styrebehandling |
| bilag | vedtak eller godkjenning |
Når arkivet bevarer kontekst, blir overlevering mye enklere.
ReAI-kontekst i arkivet
Hene er styreportal for ReAI. Det gjør det mulig å se forbindelsen mellom signerte styredokumenter og økonomisk oppfølging.
Et vedtak om leverandør kan for eksempel knyttes til faktura og godkjenning. Et budsjettvedtak kan knyttes til senere rapportering.
Les fra styrevedtak til regnskap .
Arkivet bør være forståelig for neste styre
Det beste arkivet er ikke bare komplett. Det er lesbart for mennesker som ikke var med da saken ble behandlet.
Navngivning og struktur
Arkivet bør ha forutsigbar navngivning. Møtedato, møtetype og signeringsstatus gjør dokumenter enklere å finne. Hvis styreportalen håndterer dette automatisk, bør styret likevel kontrollere at gamle dokumenter importeres på en forståelig måte.
Det er også nyttig å skille mellom protokoller, saksdokumenter, avtaler og økonomidokumentasjon. Alt trenger ikke ligge i samme mappe, men sammenhengen mellom sak og dokument må bevares.
Arkivet som arbeidsverktøy
Et godt arkiv brukes før beslutninger tas, ikke bare når noen spør etter dokumentasjon. Når styret forbereder nye saker, bør gamle vedtak og signerte protokoller være lette å hente frem.
Da blir arkivet en aktiv del av styringen. Styret kan bygge videre på tidligere beslutninger i stedet for å starte fra blanke ark.