Prosjektregnskap i styreportal
Prosjektregnskap gjør styrets prosjektvedtak lettere å følge opp med kostnader, rammer og avvik.
Når styret godkjenner et prosjekt, bør oppfølgingen være tydelig. Hva var rammen? Hvem eier prosjektet? Hvilke kostnader hører til? Hvilke avvik må styret vite om?
Prosjektregnskap i styreportal betyr at styrets prosjektvedtak kan sees sammen med økonomien som følger etter.
Når prosjektregnskap er nyttig
Prosjektregnskap er relevant for:
- rehabilitering og vedlikehold
- produktutvikling
- tilskuddsfinansierte prosjekter
- større arrangementer
- investeringer
- kundeprosjekter
- interne utviklingsløp
Styret trenger ikke detaljstyre prosjektet, men bør ha kontroll på ramme, risiko og avvik.
Hva styret bør følge
| Punkt | Hvorfor |
|---|---|
| vedtatt ramme | viser hva styret godkjente |
| faktisk kostnad | viser forbruk |
| gjenstående kostnad | viser risiko |
| ansvarlig | viser hvem som følger opp |
| frist | viser tidsplan |
| dokumentasjon | viser kontrakter, bilag og godkjenninger |
Dette passer godt sammen med ansvarlig og frist på vedtak .
Hene og ReAI
ReAI dekker prosjektregnskap. Hene gir styreportalen som dokumenterer beslutningen og gjør den synlig i styrearbeidet.
Når de henger sammen, kan styret følge prosjektet fra vedtak til rapportering uten å miste tråden mellom protokoll og økonomi.
Rapportering bør være beslutningsorientert
Prosjektrapportering til styret bør ikke bare vise tall. Den bør vise om styret må fatte ny beslutning.
Hvis prosjektet holder seg innenfor rammen, holder kort status ofte. Hvis rammen brytes, bør saken tilbake på agendaen med nytt beslutningsgrunnlag.
Når prosjektet bør tilbake til styret
Et prosjekt bør tilbake til styret når kostnadsrammen brytes, tidsplanen endres vesentlig, risikoen øker eller leveransen endrer karakter. Da trenger styret en ny sak, ikke bare en muntlig status.
Saken bør vise opprinnelig vedtak, faktisk status, forslag til ny ramme og konsekvensene av å fortsette, stoppe eller endre prosjektet.
Dokumenter beslutningene underveis
Prosjekter endrer seg ofte. Derfor bør endringer dokumenteres fortløpende, slik at styret kan se hvorfor kostnader, frister eller leveranser utviklet seg. Det gir bedre rapportering og tryggere overlevering.
Les beslutningsspor i styret .
Et godt prosjektspor gjør det også lettere å evaluere etterpå. Styret kan se hva som ble antatt, hva som faktisk skjedde og hvilke beslutninger som endret retningen underveis.
Den læringen kan brukes i neste prosjekt. Over tid bygger styret bedre beslutningsgrunnlag, mer realistiske rammer og tydeligere forventninger til rapportering.