Vedtaksdyktighet og quorum

Vedtaksdyktighet handler om hvorvidt styret kan fatte gyldige beslutninger i møtet. Mange bruker også ordet quorum om samme praktiske problem: er nok riktige personer til stede til at styret kan beslutte?

Dette bør avklares før styret behandler viktige saker.

Hvorfor det må dokumenteres

Hvis deltakelse er uklar, kan også vedtaket bli uklart. Det gjelder særlig når:

• styremedlemmer deltar digitalt
• vara møter for faste medlemmer
• noen er inhabile i enkeltsaker
• møtet har eksterne deltakere
• noen forlater møtet underveis

En styreportal bør hjelpe styret å dokumentere deltakerstatus og endringer.

Praktisk sjekkliste

Dette er tett knyttet til møteinnkalling, RSVP og videolenke .

Ikke vent til protokollen

Vedtaksdyktighet bør ikke være noe styret oppdager når protokollen skrives ferdig. Det bør være synlig i møtet.

For viktige saker kan møteleder si eksplisitt at styret er vedtaksdyktig før saken behandles. Hvis habilitet påvirker saken, bør det protokollføres.

Hene og vedtaksdyktighet

I Hene bør deltakerliste, RSVP, digital deltakelse, avstemning og protokoll henge sammen. Da får styret et klarere spor for hvem som var med da beslutningen ble tatt.

Les videre om avstemning i styreportal og dissens i styreprotokoll .

Habilitet kan endre bildet

Et styre kan være vedtaksdyktig ved møtestart, men likevel få problemer i en enkeltsak hvis noen er inhabile. Derfor bør habilitet avklares per sak når det er relevant, ikke bare som en generell kontroll.

Hvis et medlem fratrer, bør protokollen vise det tydelig. Det gjør beslutningen lettere å forstå og etterprøve senere.

Gjør kontrollen rutinemessig

Vedtaksdyktighet bør ikke oppleves dramatisk. Det bør være en fast del av møteåpningen og beslutningssakene. Når kontrollen er rutine, blir den enklere å huske også i digitale og hybride møter.

Hvis kontrollen viser at styret ikke bør fatte vedtak, er det bedre å utsette saken enn å skape tvil om beslutningen senere. Det er god styring, ikke treghet.