Revisjonsspor for styrevedtak

Et revisjonsspor for styrevedtak gjør det mulig å etterprøve en beslutning. Det viser ikke bare at styret vedtok noe, men også hvilket grunnlag beslutningen bygget på og hvordan den ble behandlet.

Dette er særlig viktig når styret fatter beslutninger med økonomisk eller juridisk betydning.

Hva bør inngå i revisjonssporet?

Dette bygger videre på beslutningsspor i styret .

Når blir revisjonssporet viktig?

Revisjonssporet blir ofte viktig senere, ikke i møtet. Det kan være når revisor spør, når banken ber om dokumentasjon, når eier eller medlemmer vil forstå en beslutning, eller når nytt styre overtar.

Da er det for sent å gjenskape alt fra hukommelsen.

Ikke la revisjonsspor bli tung administrasjon

Et godt revisjonsspor skapes best automatisk gjennom arbeidsflyten. Styret bør ikke måtte skrive en egen rapport for å dokumentere prosessen.

Når agenda, dokumenter, protokoll, avstemning og signering ligger i samme styreportal, bygges sporet underveis.

Hene og ReAI

Hene er styreportal for ReAI. Det betyr at revisjonssporet også kan kobles til økonomisk oppfølging: faktura, bilag, lønn, godkjenninger, prosjektregnskap, årsoppgjør og rapportering.

Les fra styrevedtak til regnskap for hvordan vedtaket kan følges videre.

Revisjonsspor i praksis

Et praktisk revisjonsspor skal være lett å følge uten spesialkunnskap. En person som ikke var i møtet, bør kunne åpne saken og forstå dokumentene, vedtaket, signeringen og økonomisk oppfølging.

Hvis styret må forklare saken muntlig hver gang noen spør, er sporet for svakt. Dokumentasjonen bør bære mer av forklaringen selv.

Godt spor gir raskere svar

Ryddige revisjonsspor sparer tid når spørsmål kommer fra revisor, bank, eier, medlemmer eller nytt styre. I stedet for å lete i e-post kan styret vise sak, protokoll, signert PDF og økonomisk dokumentasjon samlet.

Det gir også bedre intern læring. Styret kan se hvilke saker som krevde mest dokumentasjon, og forbedre maler, agenda og økonomirapportering før neste tilsvarende beslutning.