Ansvarlig og frist på vedtak
Vedtak uten ansvarlig og frist blir lett gode intensjoner. Handlingsbare vedtak trenger eier.
Et styrevedtak er ikke ferdig når det er skrevet i protokollen. Det er først verdifullt når noen følger det opp. Derfor bør mange vedtak ha både ansvarlig og frist.
Dette gjelder særlig beslutninger om økonomi, avtaler, rapportering, ansettelser, vedlikehold og større prosjekter.
Hva et handlingsbart vedtak bør si
Et godt handlingsvedtak bør svare på:
- hva som er besluttet
- hvem som har ansvar
- hvilken frist som gjelder
- hvilken ramme eller fullmakt som er gitt
- hvordan styret skal få status
Eksempel: Styret godkjenner kjøp av regnskapstjeneste innenfor en årlig ramme på 80 000 kroner. Daglig leder er ansvarlig for gjennomføring og rapporterer status i neste styremøte.
Ansvar må ikke være kollektivt
Hvis “styret” står som ansvarlig på alt, blir ingen ansvarlig i praksis. Det betyr ikke at én person skal gjøre alt, men én person bør eie oppfølgingen.
| Svakt | Bedre |
|---|---|
| Styret følger opp saken | Daglig leder følger opp og rapporterer i juni |
| Kasserer ser på økonomien | Kasserer lager likviditetsnotat til neste møte |
| Vi kontakter leverandører | Styreleder innhenter to tilbud innen 15. mai |
Les også etter styremøtet .
Frister bør være realistiske
For mange frister settes for optimistisk. En god frist er konkret nok til å skape bevegelse, men realistisk nok til at oppgaven faktisk blir gjort.
I et digitalt årshjul kan frister knyttes til faste styreoppgaver. Se digitalt årshjul for styret .
Økonomiske vedtak trenger ekstra tydelighet
Når et vedtak påvirker økonomi, bør ansvar og frist kobles til ReAI-oppfølging. Det kan være bilag, leverandørgodkjenning, budsjettjustering eller rapportering.
Hene gjør dette mer naturlig fordi styreportalen er bygget for å henge sammen med ReAI.
Følg opp uten å detaljstyre
Å sette ansvarlig og frist betyr ikke at styret skal detaljstyre arbeidet. Det betyr at styret vet hvem som kommer tilbake med status, og når saken skal vurderes på nytt.
For større saker kan fristen være et rapporteringstidspunkt, ikke nødvendigvis sluttdatoen for hele arbeidet. Det gjør oppfølgingen realistisk og nyttig.
Skill mellom eier og bidragsytere
Flere personer kan bidra til en oppgave, men én bør eie den. Hvis kasserer, daglig leder og styreleder alle skal involveres, bør protokollen likevel si hvem som koordinerer og rapporterer tilbake til styret.